Gadgetren – Google Drive mendukung fitur untuk berbagi berkas maupun folder. Kita makanya dapat memanfaatkan layanan penyimpanan awan tersebut saat perlu berkolaborasi dengan orang lain.
Layanan besutan Google tersebut apalagi mempunyai sistem manajemen akses yang sangat baik. Kita tak hanya bisa membatasi siapa saja yang diizinkan untuk membuka berkas atau folder, melainkan juga bagaimana mereka mengelolanya.
Di samping itu, fitur manajemen akses di layanan Google Drive juga cukup mudah untuk digunakan. Kita dapat mengatur setelan untuk membatasi berkas yang dibagikan baik itu melalui ponsel maupun komputer.
Cara Membatasi Akses File yang Dibagikan di Google Drive Lewat HP
- Buka aplikasi Google Drive.
- Masuk dengan akun yang sesuai.
- Cari berkas atau folder yang dibagikan.
- Ketuk tombol More options (ikon titik tiga) di samping berkas atau folder.
- Pilih menu Manage access.
- Ketuk tombol Change di bagian pengaturan General access.
- Atur izin akses ke Restricted, Anyone with the link, atau group.
- Ubah izin pengelolaan berkas ke Viewer, Commenter, atau Editor.
- Bagikan folder atau berkas sesuai keperluan.
Izin akses dari berkas dan folder di dalam layanan Google Drive biasanya bisa diatur dalam tiga opsi. Restricted hanya untuk akun yang ditambahkan. Anyone with the link untuk semua orang yang memperoleh tautan. Group untuk berbagi ke anggota Google Group atau Google Workspace saja.
Sementara untuk pengelolaan, kita dapat mengaturnya ke Viewer, Commenter, atau Editor. Adapun dalam hal ini kita secara berturut-turut bisa memakainya untuk mengizinkan seseorang mulai dari sekadar melihat, berkomentar, hingga mengelola berkas secara penuh.
Pengaturan izin pengelolaan sendiri umumnya hanya akan tersedia untuk setelan akses Anyone with the link atau grup. Sedangkan untuk Restricted, kita perlu mengaturnya ketika sedang menambahkan orang ke daftar berbagi lewat opsi Share.
Membatasi Izin Pengelolaan Akun Lewat Opsi Share di Google Drive
- Temukan berkas atau folder yang ingin dibagikan di Google Drive.
- Klik More options (ikon titik tiga) di samping nama folder atau berkas tersebut.
- Pilih menu Share.
- Masukkan alamat e-mail atau nama grup yang mau ditambah ke kolom Add people or groups.
- Ubah Izin pengelolaan akun ke Editor, Commenter, atau Viewer.
- Centang opsi Notify people dan masukan pesan ke kolom Add a message jika diperlukan.
- Ketuk tombol Share (ikon pesawat kertas).
- Konfirmasi dengan mengetuk tombol yang sesuai.
Perlu sedikit diingat bahwa pengaturan yang kita sematkan saat berbagi melalui opsi Share juga dapat berubah ketika kita menyetel ulang izin akses lewat Manage access. Jadi kemungkinan kita pun perlu memperbaruinya jika diperlukan.
Membatasi izin akses maupun pengelolaan juga bisa dilakukan melalui komputer dengan langkah-langkah yang hampir serupa. Hanya saja kita perlu sedikit menyesuaikannya karena antarmuka antara aplikasi dan web mempunyai sedikit perbedaan.
Cara Membatasi Akses File yang Dibagikan di Google Drive Lewat Komputer
- Buka halaman https://drive.google.com/drive/ dengan menggunakan peramban di komputer.
- Login dengan akun yang dimiliki.
- Cari berkas atau folder yang izinnya ingin dibatasi.
- Ketuk tombol More options (ikon titik tiga) di samping berkas atau folder tersebut.
- Pilih menu Share.
- Lanjutkan dengan memilih opsi Share sekali lagi.
- Setelah muncul jendela Share, lihat bagian General access.
- Ubah pengaturan pada bagian General access ke Restricted, Anyone with the link, atau group.
- Ubah izin pengelolaan berkas ke Viewer, Commenter, atau Editor.
- Ketuk tombol Done.
Sama seperti melalui ponsel, kita juga perlu mengatur izin pengelolaan saat membagikan berkas atau folder ke orang-orang tertentu. Kita dalam hal ini juga dapat melakukannya melalui jendela berbagi sebagaimana langkah di atas.
Membatasi Izin Pengelolaan Akun Lewat Opsi Share di Google Drive
- Buka jendela Share dengan menggunakan langkah-langkah seperti langkah sebelumnya.
- Masukkan alamat e-mail atau grup ke kolom Add people, groups, and calendar events.
- Ubah izin pengelolaan ke Editor, Commenter, atau Viewer.
- Centang opsi Notify people dan buat pesan di kolom Message jika diperlukan.
- Ketuk tombol Send.
Dengan mengatur izin akses dan pengelolaan di Google Drive, kita pun dapat lebih mudah untuk membagikan peran di dalam kolaborasi. Kita juga tidak perlu khawatir orang-orang yang tidak bertanggung jawab mengubah isi maupun menghapus berkas.
Tinggalkan Komentar